Firmowa księgowość może być obecnie prowadzona na różne sposoby. Oczywiście podstawą dla takiej księgowości są papierowe wersje różnego rodzaju dokumentów, które leżą w przeznaczonych do tego miejscach i w łatwy sposób mogą zostać odnalezione. W niektórych przypadkach korzystanie z papierowych wersji faktur i ważnych dokumentów jest bardzo wygodne dla pracowników, którzy mogą w dowolnym momencie do nich zajrzeć i wprowadzić w nich jakieś zmiany. Takie papierowe dokumenty mogą być udostępniane klientom i kontrahentom oraz urzędnikom chcącym je przeanalizować w ramach prowadzonej przez nich kontroli. Trzeba jednak przyznać, że wielu pracowników woli mieć zapewniony dostęp do elektronicznych wersji faktur i ważnych dokumentów. Dlatego potrafią oni posługiwać się między innymi programem ocr. Odbywają potrzebne im szkolenia, po przejściu których są w stanie wykorzystywać wszystkie funkcje posiadane przez ten program i wykorzystywać go podczas archiwizowania wyników swojej pracy. Trzeba przyznać, że obecnie znajomość zasad działania tego programu jest wymagana przy przyjmowaniu do pierwszej pracy w wielu firmach.
Wykorzystując w praktyczny sposób funkcje posiadane przez program do skanowania faktur można wykonywać skany wystawionych wcześniej faktur. Dzięki temu nie trzeba ich przepisywać ręcznie i wprowadzać do stworzonego w firmie systemu. Ten program potrafi również konwertować faktury do programu w pełni edytowalnego, a w ten sposób sprawia on, że można wprowadzać do faktur potrzebne w nich poprawki, jeżeli popełniono przy wystawianiu faktur jakieś błędy. Jest to bardzo ważne, ponieważ pozwala uniknąć poważnych strat finansowych i problemów w archiwum firmowym. Sprawnie działający program ocr do skanowania faktur radzi sobie również z odczytywaniem innych dokumentów firmowych, które również mogą zostać wprowadzone do elektronicznego systemu i dodane do odpowiedniego archiwum. W ten sposób dzięki jednemu programowi można zarządzać całą firmą.